LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

Los sistemas de Información (SI) se dieron como soporte a las necesidades dentro de las organizaciones.

Los sistemas de información y las organizaciones deben estar alineadas para producir la información que grupos importantes dentro de la organización puedan utilizar.

Las organizaciones deben estar pendientes a las influencias de los sistemas de información para poder beneficiarse de nuevas tecnologías.

Entre las aplicaciones de SI están los Sistemas de Información automatizados que sirven para el registro de las transacciones diarias y la generación de reportes que presentan información con características de importancia, relevancia, claridad, sencillez y oportunidad de tal forma que sea útil para las personas a quienes se les entrega.

SISTEMA DE INFORMACIÓN

“Conjunto integrado de procesos, desarrollados en un entorno usuario-computador, que apoyado en redes y tecnologías informáticas, operan sobre un conjunto de datos estructurados (Base de Datos) de una organización, recopilan, procesan y distribuyen selectivamente la información necesaria, para el desarrollo de las actividades cotidianas de la organización y las actividades propias de la dirección de la misma”. (Gil Pechuán)

COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN 

·Datos: Hechos aislados que por sí solos no significan mucho.

·Información: Datos modificados o combinados que poseen significado de utilidad para quien los recibe.

.Personas: Empleados (usuarios) que hacen uso de los sistemas de información y que según su puesto los desarrollan, manipulan, mantienen o usan la información resultante de ellos.

.Actividades: Conjunto de asignaciones o pasos desarrollados para completar un proceso o función de empresa, como: Registro de compras, ventas, cuentas por cobrar/pagar; cada una de las cuales está asociada a una aplicación de computador. 

·Redes: Integración de equipos con el fin de compartir recursos de hardware y software.

.Tecnología: Hardware y software que sostiene al resto de componentes.

UN SISTEMA DE INFORMACIÓN REALIZA CUATRO ACTIVIDADES BÁSICAS

· Entrada de información: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para procesar la información, por medio de estaciones de trabajo, teclado, cintas magnéticas, código de barras, etc.

· Almacenamiento de información: es una de las actividades más importantes que tiene un computador, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sesión o proceso anterior.

· Procesamiento de la información: esta característica de los sistemas permite la transformación de los datos en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general en un año base.

· Salida de información: es la capacidad de un SI para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, cintas magnéticas, la voz, etc.

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CUMPLIRÁN LOS SIGUIENTES OBJETIVOS

1. Automatizar los procesos operativos.

2. Proporcionar información de apoyo a la toma de decisiones.

3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

ASÍ LA FUNCIÓN DE LOS SI REPRESENTA

· Un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante para el éxito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas, administración de operaciones, marketing, y administración de recursos humanos.

· Una colaboración importante para le eficiencia operacional, la productividad y la moral del empleado, el servicio y la satisfacción del cliente.

· Una fuente importante de información y respaldo importante para la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes.

· Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratégica en el mercado global.

· Una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para millones de hombres y mujeres.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL

Sistemas Transaccionales:

· Ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.

· Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.

· Son recolectores de información, pues a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.

· Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

Sistemas de Apoyo a las Decisiones:

· Se introducen después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que éstos constituyen su plataforma de información.

· La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.

· Son intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.

· Son Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.

· Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.

· Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.

Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etc.

Sistemas Estratégicos:

· Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistemas Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.

· Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo es innovando o creando productos y procesos.

Un ejemplo de estos Sistemas de Información dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo de información; como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Información Estratégico si y sólo sí, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa. 

 ACTIVIDADES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN UNA EMPRESA

Un sistema de información realiza las siguientes actividades:

Entradas:

· Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.

· Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.

· Facturas (interface automático).

· Pagos, depuraciones, etc.

Proceso:

· Cálculo de antigüedad de saldos.

· Cálculo de intereses moratorios.

· Cálculo del saldo de un cliente.

Almacenamiento:

· Movimientos del mes (pagos, depuraciones).

· Catálogo de clientes.

· Facturas.

Salidas:

· Reporte de pagos.

· Estados de cuenta.

· Pólizas contables (interface automática)

LA EFICIENCIA Y LA EFICACIA EN LAS ORGANIZACIONES

La Eficacia y eficiencia constituyen elementos básicos para cumplir con los objetivos propuestos en las organizaciones y su adecuada dosificación es condición fundamental para un liderazgo exitoso.

La eficacia es la simple consecución de metas u objetivos propuestos desde la organización, mientras que la eficiencia supone no únicamente lograr esas metas, sino también su consecución óptima ya sea por requerir menos tiempo, gastar menos recursos o cualquier otra circunstancia que suponga un ahorro de costes para la entidad.

Un ejemplo: desde dirección piden a alguien del departamento de RR.HH. la compra de unos billetes de avión para unas determinadas fechas. Una persona eficaz simplemente las compraría sin comparar o tomar grandes decisiones mientras que una persona eficiente las compraría de la mejor forma posible: al precio más barato, con mejores horarios, con traslado hasta y desde el aeropuerto, elección de mejores asientos, etc.

PRIMERO EFICACIA, DESPUÉS EFICIENCIA

Es por esa razón por la que siempre todas las organizaciones deben, en primer lugar, lograr que sus trabajadores (con indiferencia de su posición jerárquica) sean eficaces y una vez logrado que sean eficientes. Ese debe ser un punto clave a alcanzar ya que supondrá una reducción de costes por parte de la organización y, de manera indirecta, una mejor valoración de todos los trabajadores al ver su trabajo mejor desarrollado y más valorado.

Según Peter Drucker, un líder debe tener un desempeño eficiente y eficaz a la vez, pero, aunque la eficiencia es importante, la eficacia es aún más decisiva.

DIFERENCIA ENTRE EFICIENCIA Y EFICACIA

POSIBLES RELACIONES ENTRE EFICIENCIA Y EFICACIA

Eficiencia y Eficacia Bajas:

- Escasa recuperación de la inversión, pues los recursos no se utilizan bien.
- Dificultad para lograr los objetivos empresariales.

Eficiencia elevada y Eficacia Baja:

- Alta recuperación de la inversión, los recursos se utilizan intensiva y racionalmente.
- Dificultad para lograr los objetivos empresariales.

Eficiencia Baja y Eficacia Elevada:

- Las actividades operacionales deficiente y los recursos se utilizan precariamente.
- Se alcanzan los objetivos empresariales, aunque el desempeño y los resultados pudieran ser mejores.

Eficiencia y Eficacia Elevadas:

- La actividad se ejecuta bien. Las cosas se hacen bien al menor costo, en el menor tiempo y esfuerzo.
- La actividad entrega resultados productivos para la empresa, se ejecuta de manera estratégica y táctica para la obtención de los objetivos deseados.

COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

DATOS: Hechos que no significan mucho para la empresa.

. Archivos y documentos.

. Libro de caja menor.

. Conciliaciones bancarias.

. El puc.

INFORMACIÓN: son datos de importancia para quien los recibe.

. Los documentos de los estados financieros son importantes para el gerente o administrador del ente.

. Las facturas de las compras son importantes para el encargado de la    mercancía así sabe que inventario está recibiendo.

. Los distintos comprobantes de gastos, compras, ventas y demás son importantes para el contador para que este determine el estado de la entidad si está generando ganancias o pérdidas.

PERSONAS: Empleados que hacen uso de los sistemas de información y que según su puesto los desarrollan, manipulan, mantienen o usan la información resultante de ellos.

. El empresario: el dueño de la empresa.

. Los trabajadores: quienes conforman la empresa y rinden su trabajo, para ser pagados con salarios.

. Los proveedores: quienes suministran la empresa de inventario.

ACTIVIDADES: conjunto de pasos desarrollados para completar un proceso de la empresa.

. Los registros de compra, ventas.

. Los registros de  las cuentas por pagar y por cobrar.

CICLO DE VIDA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

El método de ciclo de vida del desarrollo de los sistemas a menudo funciona bien en los grandes proyectos con requerimientos bien definidos, donde no hay mucha presión para terminar rápido el proyecto. El uso de este método requiere una administración apropiada y efectiva, lo que posiblemente incluye a un usuario como el líder, si el proyecto no es altamente técnico.

Elaboración de prototipos: Es útil en situaciones donde los requerimientos se definen pobremente y/o cuando se necesita velocidad, para esto se requiere una administración efectiva para asegurar que las interacciones en la elaboración de prototipos no continuarán indefinidamente. Es importante contar con herramientas como lenguajes de software de cuarta generación y generadores de pantalla.

Desarrollo rápido de aplicaciones (DRA): Es necesario cuando los nuevos sistemas se necesitan muy rápido. El desarrollo rápido de aplicaciones tal vez es menos apropiado que los lenguajes de programación convencionales en grandes proyectos o para desarrollar sistemas con una gran cantidad de cálculos o con procesamiento en tiempo real.

Desarrollo orientado a objetos: Este se está volviendo cada vez más popular, pero su uso se ve limitado por una escasez de personal que cuente con las habilidades en este campo.

Ej: Java es un lenguaje orientado a objetos que resulta especialmente adecuado para desarrollar aplicaciones de red, a pesar que este tipo de lenguaje tiende a ejecutarse lentamente.

Desarrollo del usuario final: Aunque es más apropiado para proyectos pequeños, el desarrollo del usuario final constituye una posibilidad para proyectos más grandes cuyas prioridades no son muy elevadas, para conducir a una respuesta oportuna de la unidad central de sistemas de información.

Comprar o subcontratar: En los sistemas más grandes y complejos que tienen un significativo riesgo de fracaso, las organizaciones deben considerar siempre la opción de recurrir a una fuente externa. Los ejecutivos necesitan estar conscientes de los costos relativamente altos de implementaciones adicionales que implican la compra de paquetes de software empresarial.

CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS

El ciclo de vida de un sistema de información está ligado al ciclo de vida del sistema de base de datos sobre el que se apoya. Al ciclo de vida de los sistemas de información también se le denomina ciclo de vida de desarrollo del software.

Las etapas típicas del ciclo de vida de desarrollo del software son: planificación, recolección y análisis de los requisitos, diseño (incluyendo el diseño de la base de datos), creación de prototipos, implementación, prueba, conversión y mantenimiento. Este ciclo de vida hace énfasis en la identificación de las funciones que realiza la empresa y en el desarrollo de las aplicaciones que lleven a cabo estas funciones. Se dice que el ciclo de vida de desarrollo del software sigue un enfoque orientado a funciones, ya que los sistemas se ven desde el punto de vista de las funciones que llevan a cabo. Por esta razón, el análisis estructurado hace énfasis en los diagramas de flujo de datos, siguiendo el movimiento de los datos a través de una secuencia de transformaciones, y refinando éstas a través de una serie de niveles.

En contraste, el enfoque orientado a datos centra el foco de atención en el análisis de los datos utilizados por las funciones. Esto tiene dos ventajas.

La primera es que los datos son una parte considerablemente más estable que las funciones.

La segunda ventaja es que la propia estructura de un esquema de base de datos requiere de un análisis sofisticado de los datos y de sus relaciones. Una vez que se haya construido un esquema para la base de datos que sea lógico, podrían diseñarse tantas funciones como fuera necesario para sacar provecho del mismo. Sin embargo, sin un esquema tal, la base de datos sólo podría ser útil para una única aplicación. Por lo tanto, el enfoque orientado a funciones puede ser bueno para el desarrollo a corto plazo, pero pierde su valor real a largo plazo.

Usando un enfoque orientado a datos, los datos pasan a ser los cimientos sobre los cuales se puede construir una gran variedad de funciones diferentes.

ETAPAS

1.  Etapa previa o de diagnóstico: Es la etapa de planeación y diagnóstico, con la que se inicia el desarrollo del sistema.

Causas que justifiquen la automatización de los sistemas:

·      Información de baja calidad

·      Sistemas que manejan grandes volúmenes de datos

·       Mejorar el servicio a clientes, etc.

Diagnóstico de la situación actual:

·      Determinar el objetivo

·      Determinar el alcance

·      Definir la interrelación del sistema.

Estudio de Viabilidad: Es el documento que contiene un conjunto de evaluaciones e investigaciones que servirán de base para evaluar la conveniencia de sistematizar o no sistematizar.

Contenido:

·     Objetivo del sistema

·      Situación actual del sistema

·      Situación propuesta, plan de implementación, recomendaciones.

Plan de implementación: Es el plan que debe elaborarse y que servirá de guía para el desarrollo de todo el proyecto, para apoyarse en el control y administración del proyecto. Se recomienda utilizar herramientas como el software Microsoft Project. Los elementos que debe considerar son:

·    Tiempo: El tiempo presupuestado de cada etapa y total, asi como los tiempos de utilización de los recursos.

·     Recursos financieros, humanos, tecnológicos, materiales.

·     Instalaciones: Requerimientos de local, aire acondicionado, piso falso, energía eléctrica,   etc.

·     Proveedores: Investigar y evaluar propuestas y escoger la mejor.

·     Recursos humanos: Considerar la estrategia para contar con los especialistas necesarios, como capturistas, operadores, programadores, analistas, líderes de proyecto, etc.

2.  Análisis de Sistemas: Es el proceso que se ejecuta para recopilar e interpretar hechos y diagnosticar problemas, con el fin de mejorar los sistemas de información, las técnicas utilizadas más comunes son:

·  Entrevistas: Es una conversación entre el entrevistador y el entrevistado con el fin de que el entrevistador recopile información necesaria para el desarrollo del proyecto.

·  Cuestionarios: Es la técnica que permite recopilar información escrita, necesaria para el desarrollo del proyecto.

·  Revisión de documentos: Esta técnica permite recopilar información valiosa a través de la revisión de manuales de sistemas, de procedimientos, de políticas, de organización, instructivos operativos, catálogos, etc.

·  Observación: Es la técnica aplicada para recopilar información, que consiste en la presencia física del analista con el fin de observar cómo se realizan los procesos.

3. Diseño de sistemas: Es la fase enfocada a diseñar todos los componentes que intervienen en el nuevo sistema y que deben cumplir con los requerimientos de los usuarios:

·       Precisión, flexibilidad.

·       Proporcionar al usuario lo que requiere.

·       Traducir las demandas de usuarios a modelo.

El proceso del diseño tiene 6 puntos principales:

·        Diagrama del flujo de sistema

·        Diseño de salidas del sistema

·        Diseño de entradas del sistema

·        Diseño de los archivos del sistema

·        Diseño de los procedimientos del proceso

·        Diseño de los controles del sistema.

4. Programación de sistemas: Es la acción de dar las instrucciones o procedimientos necesarios para obtener un determinado trabajo en un equipo de cómputo, en un lenguaje que las computadoras entienden.

·  Diagrama de bloque del programa: Es la representación gráfica de los pasos del procedimiento a seguir para lograr un procedimiento determinado.

·  Codificación: Es la conversión de los procedimientos gráficos a instrucciones escritas en un lenguaje fuente que el ser humano entiende.

·  Programa fuente: Grupo de instrucciones sobre un proceso específico escritas en un lenguaje entendible al ser humano.

·  Compilación: Es la traducción efectuada por la misma computadora para convertir un lenguaje fuente a lenguaje objeto que está escrito en sistema binario que es el lenguaje que la computadora entiende.

·  Procedimientos de corrección: Son las acciones que es necesario ejecutar para corregir los errores de un programa.

·  Lenguajes más usuales: Cobol, Fortran, Basic, Visual Basic, pascal, otros.

5.  Implantación del sistema: Es la etapa en la que se implementan todas las acciones que es necesario llevar a cabo para que el nuevo sistema trabaje adecuadamente y que normalmente son las siguientes:

· Formularios: Diseños estándar, diseños especiales, materiales de impresoras, disquetes, etc.

· Conversión de archivos: Consiste en convertir los archivos manuales o en medios magnéticos anteriores, al nuevo formato que se va a utilizar, considerando la captura y validación de datos contenidos.

· Estrategias de conversión de sistemas: Consiste en decidir la estrategia de conversión del sistema anterior al nuevo sistema, es decir, definir cuándo se liberará el sistema anterior y cuando arrancará el nuevo.

· Prueba en paralelo: Consiste en procesar el sistema anterior y el nuevo durante un tiempo determinado, con el fin de detectar posibles errores y corregirlos, además de capacitar al nuevo personal que operará el sistema.

· Aceptación del sistema: Aceptación por parte del usuario del nuevo sistema, a partir de este momento la responsabilidad en cuanto a la operación del sistema será del usuario.

· Formalización de convenios: Consiste en la formulación de convenios entre el usuario y sistemas acerca de los aspectos que sea necesario especificar claramente.

· Puesta en marcha del sistema: manuales del sistema, de usuario y de operación.

6. Controles del sistema: Es la etapa en la que se implantarán los controles necesarios que tiendan a reducir la probabilidad de que los riesgos sucedan, es decir, la posibilidad de que el sistema procese datos incompletos, robo, fraudes, etc.

Ejemplos de controles: Chequeo de secuencia numérica, cifras de control, chequeo de uno por uno, dígito verificador, pistas de auditoria, controles de frontera, claves de privilegio (password), etc.

7. Operación del sistema: Es la etapa de producción del sistema, la vida de esta etapa es hasta que el nuevo sistema se sustituya por otro nuevo, durante esta etapa se debe vigilar que cumpla con los requerimientos tanto del usuario como empresariales para los que fue creado, se debe vigilar la oportunidad o sea que el proceso de los trabajos se haga a tiempo, ni antes ni después, exactitud o sea sin errores, veracidad y confiabilidad o sea acceso a solo personas autorizadas.

8. Mantenimiento del sistema: Es la última etapa del ciclo de vida de los sistemas, consiste en realizar todas las actividades necesarias a fin de mantener el sistema trabajando adecuadamente, respetando los niveles de calidad establecidos.

Esta etapa tiene 2 vertientes:

·  Tendiente a eliminar las deficiencias del desarrollo normales si se considera que ningún sistema es perfecto.

·  Modificaciones al sistema por nuevas disposiciones.

Ej. IVA, mejoramiento de procedimientos, más control, cambios en la empresa, costos ocasionales por mantenimiento y reemplazo de sistemas.

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Se distinguen tres tipos de sistemas de información:

SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES: cuando un sistema recopila, almacena y altera la información creada a partir de transacciones llevadas a cabo dentro de una organización se denomina sistema de procesamiento de transacciones. Tiene como finalidad procesar las transacciones diarias de una empresa, acumulando toda la información recibida en una base de datos para su posterior consulta.

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL: un sistema de información gerencial es aquel utilizado por la empresa para solventar inconvenientes en la misma. Es decir, el objetivo del mismo es la suministración de información para la resolución de problemas a través de la interacción entre tecnologías y personas.
Los datos aportados por el sistema deben disponer de cuatro cualidades elementales: calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.

SISTEMA DE SOPORTE A DECISIONES: este sistema se basa en el estudio y la comparación entre un conjunto de variables con el objeto de contribuir a la toma de decisiones dentro de una empresa. El apoyo dado por el sistema involucra la estimación, valoración y balance entre alternativas. Al igual que el sistema de información gerencial, esta tecnología interacciona con personas en el filtrado de información que permite optar por la decisión más acertada.

SISTEMA DE INFORMACIÓN EJECUTIVA: esta tecnología es utilizada por los gerentes de una empresa, ya que permite acceder a la información interna y externa de la misma, disponiendo de los datos que puedan llegar a afectar su buen rendimiento.
De esta manera, el ejecutivo podrá conocer el estado de todos los indicadores, incluso aquellos que no cumplan con las expectativas y a partir de esto, tomar las medidas que considere adecuadas.