Los sistemas de Información
(SI) se dieron como soporte a las necesidades dentro de las organizaciones.
Los sistemas de información
y las organizaciones deben estar alineadas para producir la información que
grupos importantes dentro de la organización puedan utilizar.
Las organizaciones deben
estar pendientes a las influencias de los sistemas de información para poder
beneficiarse de nuevas tecnologías.
Entre las aplicaciones de SI
están los Sistemas de Información automatizados que sirven para el registro de
las transacciones diarias y la generación de reportes que presentan información
con características de importancia, relevancia, claridad, sencillez y
oportunidad de tal forma que sea útil para las personas a quienes se les
entrega.
“Conjunto integrado de procesos, desarrollados en un entorno
usuario-computador, que apoyado en redes y tecnologías informáticas, operan
sobre un conjunto de datos estructurados (Base de Datos) de una organización,
recopilan, procesan y distribuyen selectivamente la información necesaria, para
el desarrollo de las actividades cotidianas de la organización y las
actividades propias de la dirección de la misma”. (Gil Pechuán)
COMPONENTES
DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
·Datos: Hechos aislados que por sí
solos no significan mucho.
·Información: Datos modificados o combinados que poseen
significado de utilidad para quien los recibe.
.Personas: Empleados (usuarios) que hacen uso de los sistemas de
información y que según su puesto los desarrollan, manipulan, mantienen o usan
la información resultante de ellos.
.Actividades: Conjunto de asignaciones o pasos
desarrollados para completar un proceso o función de empresa, como: Registro de
compras, ventas, cuentas por cobrar/pagar; cada una de las cuales está asociada
a una aplicación de computador.
·Redes: Integración de equipos con el fin de compartir recursos
de hardware y software.
.Tecnología: Hardware y software que sostiene al resto de
componentes.
UN
SISTEMA DE INFORMACIÓN REALIZA CUATRO ACTIVIDADES BÁSICAS
· Entrada
de información: proceso en el cual el sistema toma los datos
que requiere para procesar la información, por medio de estaciones de trabajo,
teclado, cintas magnéticas, código de barras, etc.
· Almacenamiento
de información: es una de las actividades más importantes
que tiene un computador, ya que a través de esta propiedad el sistema puede
recordar la información guardada en la sesión o proceso anterior.
·
Procesamiento de la información: esta característica de los
sistemas permite la transformación de los datos en información que puede ser
utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas,
que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los
datos que contiene un estado de resultados o un balance general en un año base.
·
Salida de información: es la capacidad de un SI para sacar la
información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas
de salida son las impresoras, cintas magnéticas, la voz, etc.
LOS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN CUMPLIRÁN LOS SIGUIENTES OBJETIVOS
1. Automatizar los procesos operativos.
2. Proporcionar información de apoyo a la toma de
decisiones.
3. Lograr ventajas competitivas a través de su
implantación y uso.
ASÍ LA
FUNCIÓN DE LOS SI REPRESENTA
· Un área funcional
principal dentro de la empresa, que es tan importante para el éxito empresarial
como las funciones de contabilidad, finanzas, administración de operaciones,
marketing, y administración de recursos humanos.
· Una colaboración
importante para le eficiencia operacional, la productividad y la moral del
empleado, el servicio y la satisfacción del cliente.
· Una fuente importante
de información y respaldo importante para la toma de decisiones efectivas por
parte de los gerentes.
· Un ingrediente
importante para el desarrollo de productos y servicios competitivos que den a
las organizaciones una ventaja estratégica en el mercado global.
· Una oportunidad
profesional esencial, dinámica y retadora para millones de hombres y mujeres.
CARACTERÍSTICAS DE
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL
Sistemas
Transaccionales:
· Ahorros significativos
de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.
· Son intensivos en
entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco
sofisticados.
· Son recolectores de
información, pues a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de
información para su explotación posterior.
· Son fáciles de
justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.
Sistemas
de Apoyo a las Decisiones:
· Se introducen después
de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa,
ya que éstos constituyen su plataforma de información.
· La información que
generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en
el proceso de toma de decisiones.
· Son intensivos en
cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un
modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera
poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su
proceso.
· Son Sistemas de
Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y
visual, ya que están dirigidos al usuario final.
· Apoyan la toma de
decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no
estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de
Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema
de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto
al mercado.
· Estos sistemas pueden
ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación
operativa de los analistas y programadores del área de informática.
Este tipo de sistemas puede
incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de
fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de
inventarios, etc.
Sistemas
Estratégicos:
· Su función es lograr
ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y
servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los
Sistemas Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por
ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico,
ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco
nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para
tener un nivel similar al de sus competidores.
· Apoyan el proceso de
innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan
ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo es innovando o
creando productos y procesos.
Un ejemplo de estos Sistemas
de Información dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (Manufacturing
Resoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el
proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo
de información; como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etc.
En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Información
Estratégico si y sólo sí, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la
empresa.
ACTIVIDADES
DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN UNA EMPRESA
Un sistema de información realiza las
siguientes actividades:
Entradas:
· Datos generales del
cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.
· Políticas de
créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.
· Facturas (interface
automático).
· Pagos, depuraciones,
etc.
Proceso:
· Cálculo de antigüedad de saldos.
· Cálculo de intereses moratorios.
· Cálculo del saldo de un cliente.
Almacenamiento:
· Movimientos del mes (pagos, depuraciones).
· Catálogo de clientes.
· Facturas.
Salidas:
· Reporte de pagos.
· Estados de cuenta.
· Pólizas contables (interface automática)
LA
EFICIENCIA Y LA EFICACIA EN LAS ORGANIZACIONES
La Eficacia y eficiencia constituyen
elementos básicos para cumplir con los objetivos propuestos en las
organizaciones y su adecuada dosificación es condición fundamental para un
liderazgo exitoso.
La eficacia es la
simple consecución de metas u objetivos propuestos desde la organización,
mientras que la eficiencia supone
no únicamente lograr esas metas, sino también su consecución óptima ya sea por
requerir menos tiempo, gastar menos recursos o cualquier otra circunstancia que
suponga un ahorro de costes para la entidad.
Un ejemplo:
desde dirección piden a alguien del departamento de RR.HH. la compra de unos
billetes de avión para unas determinadas fechas. Una persona eficaz simplemente
las compraría sin comparar o tomar grandes decisiones mientras que una persona
eficiente las compraría de la mejor forma posible: al precio más barato, con
mejores horarios, con traslado hasta y desde el aeropuerto, elección de mejores
asientos, etc.
PRIMERO
EFICACIA, DESPUÉS EFICIENCIA
Es por esa razón por la que
siempre todas las organizaciones deben, en primer lugar, lograr que sus
trabajadores (con indiferencia de su posición jerárquica) sean eficaces y
una vez logrado que sean eficientes. Ese debe ser un punto clave a alcanzar ya
que supondrá una reducción de costes por parte de la organización y, de manera
indirecta, una mejor valoración de todos los trabajadores al ver su trabajo
mejor desarrollado y más valorado.
Según Peter Drucker, un líder debe tener un desempeño eficiente y eficaz a la
vez, pero, aunque la eficiencia es importante, la eficacia es aún más decisiva.
DIFERENCIA
ENTRE EFICIENCIA Y EFICACIA
POSIBLES
RELACIONES ENTRE EFICIENCIA Y EFICACIA
Eficiencia y Eficacia Bajas:
- Escasa recuperación de la inversión, pues los recursos no se utilizan bien.
- Dificultad para lograr los objetivos empresariales.
Eficiencia elevada y Eficacia Baja:
- Alta recuperación de la inversión, los recursos se utilizan intensiva y
racionalmente.
- Dificultad para lograr los objetivos empresariales.
Eficiencia Baja y Eficacia Elevada:
- Las actividades operacionales deficiente y los recursos se utilizan
precariamente.
- Se alcanzan los objetivos empresariales, aunque el desempeño y los resultados
pudieran ser mejores.
Eficiencia y Eficacia Elevadas:
- La actividad se ejecuta bien. Las cosas se hacen bien al menor costo, en el
menor tiempo y esfuerzo.
- La actividad entrega resultados productivos para la empresa, se ejecuta de
manera estratégica y táctica para la obtención de los objetivos deseados.
COMPONENTES
DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES
DATOS:
Hechos
que no significan mucho para la empresa.
.
Archivos
y documentos.
. Libro
de caja menor.
. Conciliaciones
bancarias.
. El
puc.
INFORMACIÓN: son
datos de importancia para quien los recibe.
. Los
documentos de los estados financieros son importantes para el gerente o
administrador del ente.
.
Las
facturas de las compras son importantes para el encargado de la mercancía así sabe que inventario está
recibiendo.
.
Los
distintos comprobantes de gastos, compras, ventas y demás son importantes para
el contador para que este determine el estado de la entidad si está generando ganancias
o pérdidas.
PERSONAS:
Empleados
que hacen uso de los sistemas de información y que según su puesto los
desarrollan, manipulan, mantienen o usan la información resultante de ellos.
. El
empresario: el dueño de la empresa.
. Los
trabajadores: quienes conforman la empresa y rinden su trabajo, para ser
pagados con salarios.
. Los
proveedores: quienes suministran la empresa de inventario.
ACTIVIDADES:
conjunto
de pasos desarrollados para completar un proceso de la empresa.
.
Los
registros de compra, ventas.
.
Los
registros de las cuentas por pagar y por
cobrar.
CICLO DE VIDA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN EN
LAS ORGANIZACIONES
El método de ciclo de vida del
desarrollo de los sistemas a menudo funciona bien en los grandes proyectos con
requerimientos bien definidos, donde no hay mucha presión para terminar rápido
el proyecto. El uso de este método requiere una administración apropiada y efectiva,
lo que posiblemente incluye a un usuario como el líder, si el proyecto no es
altamente técnico.
Elaboración
de prototipos: Es útil en situaciones donde los
requerimientos se definen pobremente y/o cuando se necesita velocidad, para
esto se requiere una administración efectiva para asegurar que las
interacciones en la elaboración de prototipos no continuarán indefinidamente. Es
importante contar con herramientas como lenguajes de software de cuarta
generación y generadores de pantalla.
Desarrollo
rápido de aplicaciones (DRA): Es necesario cuando los
nuevos sistemas se necesitan muy rápido. El desarrollo rápido de aplicaciones
tal vez es menos apropiado que los lenguajes de programación convencionales en
grandes proyectos o para desarrollar sistemas con una gran cantidad de cálculos
o con procesamiento en tiempo real.
Desarrollo
orientado a objetos: Este se está volviendo cada vez más
popular, pero su uso se ve limitado por una escasez de personal que cuente con
las habilidades en este campo.
Ej: Java es un lenguaje
orientado a objetos que resulta especialmente adecuado para desarrollar
aplicaciones de red, a pesar que este tipo de lenguaje tiende a ejecutarse
lentamente.
Desarrollo
del usuario final: Aunque es más apropiado para proyectos
pequeños, el desarrollo del usuario final constituye una posibilidad para
proyectos más grandes cuyas prioridades no son muy elevadas, para conducir a
una respuesta oportuna de la unidad central de sistemas de información.
Comprar
o subcontratar: En los sistemas más grandes y complejos
que tienen un significativo riesgo de fracaso, las organizaciones deben
considerar siempre la opción de recurrir a una fuente externa. Los ejecutivos
necesitan estar conscientes de los costos relativamente altos de implementaciones
adicionales que implican la compra de paquetes de software empresarial.
CICLO
DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS
El ciclo de vida de un sistema
de información está ligado al ciclo de vida del sistema de base de datos sobre
el que se apoya. Al ciclo de vida de los sistemas de información también se le
denomina ciclo de vida de desarrollo del software.
Las etapas típicas del ciclo
de vida de desarrollo del software son: planificación, recolección y análisis
de los requisitos, diseño (incluyendo el diseño de la base de datos), creación de
prototipos, implementación, prueba, conversión y mantenimiento. Este ciclo de
vida hace énfasis en la identificación de las funciones que realiza la empresa
y en el desarrollo de las aplicaciones que lleven a cabo estas funciones. Se
dice que el ciclo de vida de desarrollo del software sigue un enfoque orientado
a funciones, ya que los sistemas se ven desde el punto de vista de las
funciones que llevan a cabo. Por esta razón, el análisis estructurado hace
énfasis en los diagramas de flujo de datos, siguiendo el movimiento de los
datos a través de una secuencia de transformaciones, y refinando éstas a través
de una serie de niveles.
En contraste, el enfoque
orientado a datos centra el foco de atención en el análisis de los datos
utilizados por las funciones. Esto tiene dos ventajas.
La primera es que los datos
son una parte considerablemente más estable que las funciones.
La segunda ventaja es que la
propia estructura de un esquema de base de datos requiere de un análisis
sofisticado de los datos y de sus relaciones. Una vez que se haya construido un
esquema para la base de datos que sea lógico, podrían diseñarse tantas
funciones como fuera necesario para sacar provecho del mismo. Sin embargo, sin
un esquema tal, la base de datos sólo podría ser útil para una única
aplicación. Por lo tanto, el enfoque orientado a funciones puede ser bueno para
el desarrollo a corto plazo, pero pierde su valor real a largo plazo.
Usando un enfoque orientado a
datos, los datos pasan a ser los cimientos sobre los cuales se puede construir
una gran variedad de funciones diferentes.
ETAPAS
1. Etapa
previa o de diagnóstico: Es la etapa de planeación y
diagnóstico, con la que se inicia el desarrollo del sistema.
Causas que justifiquen la
automatización de los sistemas:
· Información de baja calidad
· Sistemas que manejan grandes volúmenes de
datos
· Mejorar el servicio a clientes, etc.
Diagnóstico de la situación
actual:
· Determinar el objetivo
· Determinar el alcance
· Definir la interrelación del sistema.
Estudio de
Viabilidad: Es el documento que contiene un conjunto de evaluaciones e
investigaciones que servirán de base para evaluar la conveniencia de
sistematizar o no sistematizar.
Contenido:
· Situación actual del sistema
· Situación propuesta, plan de implementación,
recomendaciones.
Plan de
implementación: Es el plan que debe elaborarse y que servirá de guía para
el desarrollo de todo el proyecto, para apoyarse en el control y administración
del proyecto. Se recomienda utilizar herramientas como el software Microsoft
Project. Los elementos que debe considerar son:
· Tiempo: El tiempo presupuestado de cada etapa
y total, asi como los tiempos de utilización de los recursos.
· Recursos financieros, humanos, tecnológicos,
materiales.
· Instalaciones: Requerimientos de local, aire
acondicionado, piso falso, energía eléctrica, etc.
· Proveedores: Investigar y evaluar propuestas
y escoger la mejor.
· Recursos humanos: Considerar la estrategia para
contar con los especialistas necesarios, como capturistas, operadores,
programadores, analistas, líderes de proyecto, etc.
2. Análisis
de Sistemas: Es el proceso que se ejecuta para
recopilar e interpretar hechos y diagnosticar problemas, con el fin de mejorar
los sistemas de información, las técnicas utilizadas más comunes son:
· Entrevistas: Es una conversación entre el
entrevistador y el entrevistado con el fin de que el entrevistador recopile
información necesaria para el desarrollo del proyecto.
· Cuestionarios: Es la técnica que permite
recopilar información escrita, necesaria para el desarrollo del proyecto.
· Revisión de documentos: Esta técnica permite
recopilar información valiosa a través de la revisión de manuales de sistemas,
de procedimientos, de políticas, de organización, instructivos operativos,
catálogos, etc.
· Observación: Es la técnica aplicada para
recopilar información, que consiste en la presencia física del analista con el
fin de observar cómo se realizan los procesos.
3. Diseño
de sistemas: Es la fase enfocada a diseñar todos los
componentes que intervienen en el nuevo sistema y que deben cumplir con los
requerimientos de los usuarios:
· Precisión, flexibilidad.
· Proporcionar al usuario lo que requiere.
· Traducir las demandas de usuarios a modelo.
El proceso del diseño tiene
6 puntos principales:
· Diagrama del flujo de sistema
· Diseño de salidas del sistema
· Diseño de entradas del sistema
· Diseño de los archivos del sistema
· Diseño de los procedimientos del proceso
· Diseño de los controles del sistema.
4. Programación
de sistemas: Es la acción de dar las instrucciones o
procedimientos necesarios para obtener un determinado trabajo en un equipo de
cómputo, en un lenguaje que las computadoras entienden.
· Diagrama de
bloque del programa: Es la representación gráfica de los pasos del
procedimiento a seguir para lograr un procedimiento determinado.
· Codificación:
Es la conversión de los procedimientos gráficos a instrucciones escritas en un
lenguaje fuente que el ser humano entiende.
· Programa
fuente: Grupo de instrucciones sobre un proceso específico escritas en un
lenguaje entendible al ser humano.
· Compilación:
Es la traducción efectuada por la misma computadora para convertir un lenguaje
fuente a lenguaje objeto que está escrito en sistema binario que es el lenguaje
que la computadora entiende.
· Procedimientos
de corrección: Son las acciones que es necesario ejecutar para corregir los
errores de un programa.
· Lenguajes
más usuales: Cobol, Fortran, Basic, Visual Basic, pascal, otros.
5. Implantación
del sistema: Es la etapa en la que se implementan
todas las acciones que es necesario llevar a cabo para que el nuevo sistema
trabaje adecuadamente y que normalmente son las siguientes:
· Formularios: Diseños estándar, diseños especiales,
materiales de impresoras, disquetes, etc.
· Conversión de archivos: Consiste en convertir
los archivos manuales o en medios magnéticos anteriores, al nuevo formato que
se va a utilizar, considerando la captura y validación de datos contenidos.
· Estrategias de conversión de sistemas:
Consiste en decidir la estrategia de conversión del sistema anterior al nuevo
sistema, es decir, definir cuándo se liberará el sistema anterior y cuando
arrancará el nuevo.
· Prueba en paralelo: Consiste en procesar el
sistema anterior y el nuevo durante un tiempo determinado, con el fin de
detectar posibles errores y corregirlos, además de capacitar al nuevo personal
que operará el sistema.
· Aceptación del sistema: Aceptación por parte
del usuario del nuevo sistema, a partir de este momento la responsabilidad en
cuanto a la operación del sistema será del usuario.
· Formalización de convenios: Consiste en la
formulación de convenios entre el usuario y sistemas acerca de los aspectos que
sea necesario especificar claramente.
· Puesta en marcha del sistema: manuales del
sistema, de usuario y de operación.
6. Controles
del sistema: Es la etapa en la que se implantarán
los controles necesarios que tiendan a reducir la probabilidad de que los
riesgos sucedan, es decir, la posibilidad de que el sistema procese datos
incompletos, robo, fraudes, etc.
Ejemplos de controles:
Chequeo de secuencia numérica, cifras de control, chequeo de uno por uno,
dígito verificador, pistas de auditoria, controles de frontera, claves de
privilegio (password), etc.
7. Operación
del sistema: Es la etapa de producción del sistema,
la vida de esta etapa es hasta que el nuevo sistema se sustituya por otro
nuevo, durante esta etapa se debe vigilar que cumpla con los requerimientos
tanto del usuario como empresariales para los que fue creado, se debe vigilar
la oportunidad o sea que el proceso de los trabajos se haga a tiempo, ni antes
ni después, exactitud o sea sin errores, veracidad y confiabilidad o sea acceso
a solo personas autorizadas.
8. Mantenimiento
del sistema: Es la última etapa del ciclo de vida de
los sistemas, consiste en realizar todas las actividades necesarias a fin de
mantener el sistema trabajando adecuadamente, respetando los niveles de calidad
establecidos.
Esta etapa tiene 2
vertientes:
· Tendiente a eliminar las deficiencias del
desarrollo normales si se considera que ningún sistema es perfecto.
· Modificaciones al sistema por nuevas
disposiciones.
Ej. IVA, mejoramiento de
procedimientos, más control, cambios en la empresa, costos ocasionales por
mantenimiento y reemplazo de sistemas.
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Se distinguen tres tipos de sistemas de
información:
SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES: cuando un sistema
recopila, almacena y altera la información creada a partir de transacciones
llevadas a cabo dentro de una organización se denomina sistema de procesamiento
de transacciones. Tiene como finalidad procesar las transacciones diarias
de una empresa, acumulando toda la información recibida en una base de datos
para su posterior consulta.
SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL: un sistema de
información gerencial es aquel utilizado por la empresa para solventar
inconvenientes en la misma. Es decir, el objetivo del mismo es la
suministración de información para la resolución de problemas a través de la
interacción entre tecnologías y personas.
Los datos aportados por el sistema deben disponer de cuatro cualidades
elementales: calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.
SISTEMA DE SOPORTE A DECISIONES: este sistema se basa
en el estudio y la comparación entre un conjunto de variables con el objeto de
contribuir a la toma de decisiones dentro de una empresa. El apoyo dado por el
sistema involucra la estimación, valoración y balance entre alternativas. Al
igual que el sistema de información gerencial, esta tecnología interacciona con
personas en el filtrado de información que permite optar por la decisión más
acertada.
SISTEMA DE INFORMACIÓN EJECUTIVA: esta tecnología es
utilizada por los gerentes de una empresa, ya que permite acceder a la
información interna y externa de la misma, disponiendo de los datos que puedan
llegar a afectar su buen rendimiento.
De esta manera, el ejecutivo podrá conocer el estado de todos los indicadores,
incluso aquellos que no cumplan con las expectativas y a partir de esto, tomar
las medidas que considere adecuadas.
